derlegung der Planung kann man sein Denken auf die zu erledigende Aufgabe konzentrieren und ist dabei erheblich effizienter. Die Motivation, die die Planung am Schluss des Tages spiegelt, wenn alle Aufgaben erledigt sind, stärkt auch das Selbstvertrauen. Eine verbindliche Planung ist also schriftlich niedergelegt, auf die Zielhorizonte ausgelegt, spiegelt die Priorisierungen und beinhaltet die ABC- und die Alpenmethode in der Anwendung. 1.2 Das Pareto-Prinzip Das Pareto-Prinzip ist generell eine 80/20-Regel. Bestens bekannt ist es im Zusammenhang mit den Umsätzen einer Firma. 80 % des Umsatzes werden von 20 % der Kunden gemacht. Umgelegt auf das Zeitmanagement bedeutet das, dass für 80 % der geleisteten Arbeiten bei richtiger Prioritätenwahl nur 20 % des Arbeitsaufwandes benötigt werden. Diese Regel lässt sich nicht nur bei der Arbeit anwenden, genauso könnte sie im Privatleben oder in Ausbildungslehrgängen angewendet werden. Um sich das zu veranschaulichen, kann man das Pareto-Prinzip in einer Skizze mit zwei Spalten aufzeichnen. Die erste Spalte beinhaltet Aufgaben mit einem hohen Effekt auf das gewünschte Ziel oder Ergebnis. Die zweite Spalte beinhaltet Aufgaben, die eher mühsam, unklar, überflüssig und unwichtig sind. Das Motto lautet hier: Der grösste Fehler im Zeitmanagement ist es, Dinge zu tun, die gar nicht gemacht werden müssen. Relativ schnell wird klar, welche die Zeitfresser sind, die uns nicht wirklich näher an das gewünschte Ziel bringen. Entscheidend kann dieses Bewusstsein bei mehreren parallel laufenden Aufgaben weiterhelfen. Die wichtigen Tätigkeiten werden strukturiert und Zeitverschwender werden eliminiert. Beispiel Firmenevent Wichtige Aufgaben Unwichtige Aufgaben Raumreservation Kleiderregelung aufschreiben Catering bestellen Menu-Karte an geladene Gäste schicken Einladung verschicken Funktionendiagramm für den Ablauf der Anmeldungen erstellen Dekoration bestellen diverse Papeterien besuchen, um Karten für die Einladung auszusuchen drei Vorschläge zur Dekoration erarbeiten die Garderobe des Restaurants bezüglich Grösse besichtigen zwei Vorschläge erarbeiten, wie man das Budget für den Event verschieden einsetzen könnte Wichtige Tätigkeiten sollen nach der ABC-Methode priorisiert werden (Seite 14). 1 Selbstmanagement | 13
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