Prozesse definieren Im ersten Schritt werden jene Prozesse identifiziert, abgegrenzt und gruppiert, die im Unternehmen im Rahmen der betrieblichen Leistungserstellung durchzuführen sind. Dann müssen für jeden einzelnen Ablauf die geforderten Inputs und der gewünschte Output festgelegt und beschrieben werden. Für jeden Prozess wird ein Verantwortlicher ernannt, dessen Aufgabe die optimale Gestaltung und Dokumentation des jeweiligen Prozesses ist. Prozesse analysieren (Ist-Analyse) In dieser Phase wird der derzeitige Ablauf der einzelnen Prozesse ermittelt und übersichtlich, meist in Form eines Flussdiagramms, dargestellt (Ist-Analyse). Durch das systematische Analysieren, Erarbeiten und Darstellen des aktuellen Prozessablaufs lassen sich Verbesserungspotenziale im nachfolgenden Schritt leichter erkennen. Prozesse optimieren (Soll-Zustand) Mit einem Team entwickelt und dokumentiert der für den Prozess Verantwortliche die neuen, optimierten Abläufe und legt angestrebte Prozessziele fest. Dies erfolgt in Unternehmen häufig im Rahmen eines Workshops. Prozessziele sind klar formulierte Ziele, die durch Änderung des Prozessablaufs erreicht werden sollen. Durch Festlegen einer entsprechenden Kennzahl mit einem Zielwert lässt sich die Zielerreichung im Nachhinein auch überprüfen (Soll-Ist-Vergleich). Nr. Kennzahl Formel Zielwert Methode/ Frequenz verantwortlich 1 Lieferterminüberschreitung Anzahl Aufträge mit Lieferterminüberschreitung × 100/ Gesamtaufträge [%] < 5 % Zählung/1 × im Quartal Verkauf 2 Maschinenausfallzeit ungeplante Maschinenstillstandzeiten × 100/gesamte Maschinenbelegungszeit [%] < 2 % Maschinenaufzeichnungen/1 × im Monat AV 3 ... Kennzahlen, mit denen man die Leistungsfähigkeit eines Prozesses beurteilen kann, bezeichnet man oft als KPI (Key Performance Indicator). Neuen Prozessablauf einführen In dieser Phase führt man die verbesserten Prozesse ein. Das umfasst die Durchführung notwendiger Investitionen (z. B. Vorrichtungen, EDV-Systeme, Messgeräte) und organisatorischer Änderungen sowie die Information der Mitarbeiter über die neuen Prozessabläufe. Nachdem die neuen Prozesse eingeführt wurden, muss der bzw. die Prozessverantwortliche regelmäßig überprüfen, ob die festgelegten Prozessziele erreicht werden. Werden die Ziele nicht erreicht, ist die Ursache zu analysieren und der Prozessablauf unter Umständen noch einmal zu überarbeiten. In vielen Unternehmen werden die aktuellen Werte der Prozesskennzahlen für alle Mitarbeiter ersichtlich an Schautafeln ausgehängt. Produktivität kann man messen Im Prozessmanagement möchte man die Abläufe kontinuierlich verbessern, um die Produktivität und damit den Gewinn zu steigern. LINK Wie werde ich Prozessmanager/-in? Hier findest du Links zu Fortbildungsinstituten, die dich zum zertifizierten Prozessmanager ausbilden. 62 Betriebstechnik I/II MUSTER
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