Teilaufgaben eines Prozesses Stelle A Output/Input (= Schnittstelle) Prozess Input Output Stelle B Stelle C Stelle D Start Teilaufgabe Teilaufgabe Teilaufgabe Teilaufgabe Ende Jede Teilaufgabe innerhalb eines Prozesses hat einen Input (z. B. Materialanforderung) und einen Output (z. B. Bestellung), der Input für die nächste Teilaufgabe des Prozesses ist. Der Übergabepunkt Output/Input wird als Schnittstelle bezeichnet. Die Stelle, die den Input liefert, wird auch als interner Lieferant bezeichnet. Jene Stelle, an die der Output weitergeleitet wird, bezeichnet man als interner Kunde. Beim systematischen Durchdenken der jeweiligen Prozessschritte soll laufend hinterfragt werden, ob einzelne Teilaufgaben davon überhaupt notwendig sind. Regelungen für Prozessabläufe Legt man Regelungen für die Ablauforganisation fest, sind folgende Fragen zu beantworten: WAS? Was soll mit dem Prozess erreicht werden (Ziel) und welche Teilaufgaben sind dabei durchzuführen? WER? Wer (welche Stelle bzw. Abteilung) hat die einzelnen Teilaufgaben durchzuführen bzw. notwendige Entscheidungen zu treffen? WOHER? Woher erhalten die für die Durchführung der Teilaufgaben zuständigen Stellen ihren Input (z. B. Materialien, Informationen)? WOMIT? Mit welchen Mitteln (z. B. Betriebsmittel, EDV-Programme, Vorschriften) führt man die Teilaufgaben durch? WOHIN? Wohin geben die für die Durchführung der Teilaufgaben zuständigen Stellen den Output weiter (z. B. Materialien, Informationen)? Information der Mitarbeiter Jede Ablauforganisation ist zum Scheitern verurteilt, wenn sich niemand an die darin festgelegten Regelungen hält. Daher sollte man die Mitarbeiter informieren und motivieren, wenn man solche Regelungen einführt. Stabilität/Flexibilität der Ablauforganisation Mithilfe der Regelungen der Ablauforganisation können die Mitarbeiter die durchzuführenden Prozesse weitestgehend selbständig, schnell und effizient durchführen (= Stabilität). Sie sollen jedoch die Möglichkeit haben, auf geänderte Anforderungen angepasst reagieren zu können (= Flexibilität). Eine detaillierte Regelung aller eventuell auftretenden Arbeitsabläufe und Entscheidungsfälle ist daher nicht sinnvoll. Kommunikation ist wichtig In einem Betrieb müssen die Prozesse und Regelungen klar sein. Desinformation führt zu Unsicherheit und Demotivation bei den Mitarbeitern. Betriebstechnik I/II 57 Kapitel 2: Unternehmensorganisation Lerneinheit 3: Ablauforganisation und Arbeitsabläufe MUSTER
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