Genehmigungsvorschriften Die Abteilung Einkauf prüft, ob die Bestellanforderung alle erforderlichen Informationen enthält. Bei Bestellungen über einer bestimmten Wertgrenze ist oft zusätzlich eine Genehmigung einer vorgesetzten Stelle erforderlich. Einholen von Angeboten Die Abteilung „Einkauf“ soll das benötigte Material möglichst termingerecht und kostenoptimal beschaffen. Dazu ist es notwendig, von möglichen Lieferanten entsprechende Angebote einzuholen. Beschaffungsmarktforschung Für das Einholen von Angeboten wird häufig auf bekannte Lieferanten zurückgegriffen. Manchmal ist es aber auch notwendig, neue Lieferanten mittels einer sogenannten Beschaffungsmarktforschung zu suchen. Dazu werden verschiedene Informationsquellen genutzt, z. B.: ■ Prospekte und Kataloge ■ Internet ■ Fachzeitschriften ■ Fachmessen ■ Lieferantenbesuch Die Beschaffungsmarktforschung hat auch den Zweck, etwaige Veränderungen am Beschaffungsmarkt rechtzeitig zu erkennen (z. B. Preisniveau, Materialknappheit, Entwicklung neuer Materialien, Veränderungen bei Lieferanten). Branchenspezifische Fachmessen (z. B. CEBIT, Bauma, Intertool) sind beliebte Veranstaltungen, um Beschaffungsmarktforschung zu betreiben. Unternehmen können dabei potenzielle Lieferanten kennenlernen und sich über neue Produkte informieren. Anfrage Das Unternehmen muss sich bei den möglichen Lieferanten über die Bedingungen informieren, unter denen das benötigte Material geliefert werden kann. Das erfolgt über eine schriftliche bzw. mündliche Anfrage, die insbesondere folgende Informationen beinhaltet: ■ genaue Beschreibung des zu liefernden Materials ( = Bezeichnung, Spezifikation, Lastenheft) ■ gewünschte Menge ■ gewünschter Liefertermin ■ weitere relevante Informationen, wie gewünschte Lieferbedingungen, Zahlungsbedingung usw. ■ spätester Zeitpunkt der Übermittlung des Angebots Je konkreter die Anfrage formuliert ist, desto eher kann man jene Angebote vergleichen, die man daraufhin erhält. Die Erstellung der Anfrage erfolgt üblicherweise von der Abteilung Einkauf mit Unterstützung jener Stelle im Unternehmen, die das Material benötigt. Fachmessen besuchen Wien, Linz, Graz und Salzburg sind die Messe-Metropolen Österreichs. Pro Jahr nehmen 920 000 Besucher und 12 000 Aussteller an den Messen teil. 3 Mit Lieferanten telefonieren Bevor man sich für einen bestimmten Lieferanten entscheidet, muss man die Bedingungen ausverhandeln. 128 Betriebstechnik I/II MUSTER
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